Henkilötietokäytäntö

Henkilötietokäytäntö päivitettiin viimeksi 3.1.2022.

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Asiakkaidemme yksityisyyden suoja on meille tärkeää. Huolehdimme siitä, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu voimassa olevan lain mukaisesti. Tässä henkilötietokäytännössä kerromme, mitä henkilötietoja keräämme ja miten pitkään niitä säilytämme, mikä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on, mitä oikeuksia sinulla on ja miten toimimme, jotta henkilötietojesi käsittely olisi turvallista.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

Vesterålens Naturprodukter Oy (jäljempänä "Vesterålen" tai "me") on tässä henkilötietokäytännössä tarkoitettujen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Jos haluat lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä:

Vesterålens Naturprodukter Oy

PL 4860, 00002 Helsinki

Puhelin 09 427 38 230

Sähköposti asiakaspalvelu@vesteralens.fi

Y-tunnus 1056694-8

Jos olet tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn Vesterålenissa, voit myös kääntyä valvontaviranomaisen puoleen:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00331 Helsinki, sähköposti tietosuoja@om.fi

 

2. Mitä henkilötietoja keräämme 

Keräämme sinusta mm. seuraavia tietoja:


- Etu- ja sukunimi

- Yhteystiedot: Osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

- Ikä ja sukupuoli

- Tilaus-, toimitus- ja maksutiedot

- Osto-, asiointi- ja viestintähistoriaan liittyvät tiedot, tilauksista kertyvät etupisteet sekä etupisteiden käyttö

- Asiakaspalveluun, asiakaspalautteisiin ja muut asiakkuuden hoitoon liittyvät tarpeelliset tiedot

- Markkinoinnin lupa- ja kieltotiedot

Kun käytät verkkosivustoamme ja verkkokauppaamme, käytämme myös evästeitä mahdollistamaan verkkokauppaostoksesi sekä keräämään tietoja käyttäytymisestäsi verkkosivustolla, mukaan lukien IP-osoitteet.

Voit lukea lisää evästeiden käytöstä tästä.

3. Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella keräämme henkilötietoja?

Vesterålen käsittelee asiakkaistaan henkilötietoja vain tiettyihin ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Alla olevaan taulukkoon on koottu tietojen käyttötarkoitukset, käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä niiden laillinen käsittelyperuste.

 

Käyttötarkoitus Henkilötietoryhmät Käsittelyperuste
Asiakashallinta ja asiakassuhteen hoito:
Palveluiden tarjonta, asiakkaiden tunnistaminen, tilauksiin liittyvä välttämätön asiakasviestintä, tilaussopimusten täyttäminen (tuotteiden toimitus ja laskutus).

Nimi- ja yhteystiedot, tilaus-, toimitus- ja maksutiedot, osto-, asiointi- ja viestintähistoriaan liittyvät tiedot, etupisteet ja etupisteiden käyttö.

Sopimusten täytäntöönpano sekä oikeutettu etu

 

 

Markkinointi: markkinointi- ja tarjoussähköpostit, tekstiviestit sekä uutiskirjeet.

 

Nimi- ja yhteystiedot. Mainosviestien kohdentamiseen käytetään myös tietoa iästä ja sukupuolesta sekä osto- ja asiointihistoriasta. Suostumus sekä oikeutettu etu

Palveluiden (ml. verkkosivut ja verkkokauppa) ja liiketoiminnan harjoittaminen ja kehittäminen ja käytettävyyden parantaminen, verkkokäyttäytymisen ja viestinnän tehokkuuden analysointi ja tilastointi, tuotekehitys ja tuotevalikoiman laajentaminen, petosten havaitseminen ja ennaltaehkäisy (myös kyberrikokset), saatavien perintä, asiakastutkimukset.

Esimerkiksi nimi- ja yhteystiedot, osto-, asiointi- ja viestintähistoria, tiedot verkkokäyttäytymisestä.

Oikeutettu etu

Liiketoiminnan uudelleen organisointi, myynti, sulautuminen tai muut yritysjärjestelyt.

Esimerkiksi nimi- ja yhteystiedot sekä asiakkuuden hoitoon liittyvät tiedot. Oikeutettu etu

Kirjanpito, tilintarkastus ja muut lakisääteiset velvollisuudet.

Esimerkiksi nimi- ja yhteystiedot sekä tilaustiedot, ostotapahtumat ja maksutiedot. Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen (esim. kirjanpito- ja verolainsäädäntö)
 

Jos käytämme suostumustasi henkilötietojen käsittelyn perustana, voit peruuttaa sen milloin tahansa joko ottamalla meihin suoraan yhteyttä tai seuraamalla uutiskirjeissämme, markkinointisähköposteissa tai tekstiviesteissämme annettuja ohjeita. Se, että peruutat suostumuksesi, ei vaikuta henkilötietojemme käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.

Käytämme asiakasryhmittelyjä ja profilointeja myynnin analysointiin, palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen sekä markkinoinnin ja viestinnän kohdentamiseen.

4. Mistä lähteistä saamme henkilötietoja ja miten pitkään säilytämme niitä?

Pyydämme sinulta vähintään nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Jos olet alle 18-vuotias ja olet tekemässä ostoksen, sinulla on oltava huoltajasi suostumus ennen henkilötietojesi antamista ja ostoksen tekemistä. Antamasi tiedot sekä tiedot ostohistoriastasi säilytämme asiakasrekisterissä niin pitkään kuin sinulla on aktiivinen asiakassuhde meillä, ja enintään 3 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Vesterålen on velvollinen säilyttämään osan tiedoista määräajan myös asiakassuhteesi päätyttyä, esimerkiksi kirjanpitolain mukaan tekemistäsi tilauksista kuuden vuoden ajan sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana ostotapahtuma on ollut. Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateiden selvittämisen, täytäntöön panemisen tai puolustamisen vuoksi, säilytysaika on yleensä enintään kymmenen vuotta.

Keräämme myös tiedon sukupuolesta ja iästä. Jos emme ole saaneet näitä tietoja sinulta itseltäsi, keräämme ne ulkopuolisista lähteistä. Käytämme tällöin sukupuolen määrittämiseen virallislähteistä saatavia nimiluetteloita. Iän määrittämiseen käytämme tilastollista tietoa tiettyjen etunimien yleisyydestä eri ikäluokissa. Osoitteiden ja puhelinnumeroiden päivittämiseen käytämme ulkopuolisia kaupallisia yhteystietorekistereitä.

Asiakassuhteen päätyttyä säilytämme markkinointirekisterissä tiedot nimestäsi, sukupuolestasi, osoitteestasi, sähköpostiosoitteestasi sekä puhelinnumerostasi, jotta voimme ilmoittaa sinulle tarjouksista sekä tuotteitamme koskevista uutisista, joiden arvelemme kiinnostavan sinua. Näitä tietoja säilytämme markkinointirekisterissä 7 vuoden ajan. Jos olet antanut meille markkinointikiellon, emme kuitenkaan lähetä sinulle tällaista viestintää.

Kun tietojasi ei enää tarvita asiakkuuden hoitamiseen, markkinointiin, lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen tai oikeusvaateidemme toteuttamiseen, poistamme tietosi rekistereistämme tai anonymisoimme ne.

5. Kenelle siirrämme tai luovutamme henkilötietoja?

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

1. Muut NutraQ-konserniin kuuluvat yritykset tässä henkilötietokäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin.


2. Palveluntarjoajat, joiden palveluita käytämme liiketoiminnassamme, kuten verkkopalveluiden ylläpito, tietotekniikka ja siihen liittyvä infrastruktuurin tarjonta, asiakaspalvelu, markkinointisähköpostien toimitus, kirjanpito, tilintarkastus, saatavien perintä ja muut palvelut.


3. Muut yritykset, joiden kanssa teemme yhteistyötä tiettyjen tuotteiden tai palveluiden parissa, esim. yhteistyökumppanit tuotteille, joita kehitämme ja / tai markkinoimme, tai ulkopuoliset puhelinmyyntiyritykset, jotka auttavat meitä ottamaan yhteyttä asiakkaisiin.


4. Asiaankuuluvat viranomaiset siltä osin kuin siirto tai luovutus perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen.


5. Yritykset tai viranomaiset, joilla on oikeus saada tietoja sopimukseen tai lakiin perustuen koko omaisuutemme, liiketoimintamme tai sen osan uudelleenorganisoinnin, sulautumisen, myynnin, yhteisyrityksen, luovutuksen, siirron tai muun luovutuksen yhteydessä (mukaan lukien konkurssin tai vastaavien prosessien yhteydessä).


Voimme käyttää henkilötietojen käsittelijöitä kerättyjen henkilötietojen käsittelyssä. Sääntelemme palveluntuottajien tietojenkäsittelyä ja pääsyä henkilötietoihin esimerkiksi asettamalla niille salassapitovelvollisuuden palvelusopimuksissamme. Sopimusten mukaan käsittelijät takaavat ryhtyvänsä turvatoimiin, jotta henkilötietojen käsittely tapahtuisi turvallisella tavalla ja voimassa olevan ja sovellettavan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme jakaa tietojasi niin EU:n/ ETA:n sisällä kuin sen ulkopuolella. Vesterålen käyttää EU/ ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvissa siirroissa sopivia turvatoimia (esimerkiksi EU:n komission mallisopimuslausekkeita) varmistaakseen, että henkilötietojesi siirtäminen tapahtuu voimassa olevan ja soveltuvan yksityisyyttä suojaavan lainsäädännön mukaisesti.

6. Miten varmistamme henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden?

Asiakkaidemme henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on niiden käsittelyyn työtehtäviensä tai vastuualueensa vuoksi välttämätön tarve. Varmistamme tämän asianmukaisella käyttövaltuushallinnalla. Henkilöstöllämme on asiakastiedon käsittelyä koskeva vaitiolovelvollisuus. Koulutamme henkilöstöämme käsittelemään asiakkaiden henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Käsittelemme kaikkia henkilötietoja tietoturvallisessa ympäristössä. Käytämme verkkosivuillamme Secure Sockets Layer (SSL) -salausteknologiaa. SSL salaa kaikki henkilötietosi niin, ettei tietoja voida lukea verkossa. Käytämme tietojen suojaamiseen lisäksi palomuureja, virustorjuntaohjelmia ja muita teknisiä turvakeinoja. Paperilla olevat henkilötiedot säilytämme lukituissa tiloissa.

7. Miten käytämme evästeitä?

Evästeiden käytöstä verkkosivustollamme ja verkkokaupassamme voit lukea evästeinfostamme.

8. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi?

Sinulla on oikeus saada tietää mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme, mistä olemme hankkineet tiedot sekä miten tietoja on käytetty. Sinulla on lisäksi oikeus saada kopio sinua koskevista säilyttämistämme tiedoista sekä oikeus vaatia, että henkilötietosi poistetaan, oikaistaan tai että niiden käsittelyä rajoitetaan. Jos tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen, tietojen poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole. Sinulla on lisäksi oikeus vaatia, että meille antamasi henkilötiedot siirretään toiselle oikeushenkilölle (ns. tietojen siirto järjestelmästä toiseen), jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseemme, sekä jos käsittely tapahtuu automaattisesti.

Jos sinulla on kysymyksiä käsittelemiemme sinua koskevien tietojen suhteen tai jos haluat käyttää oikeuksiasi (esimerkiksi päivittää tai oikaista virheellisiä henkilötietojasi tai poistaa niitä tai muuttaa viestintätapaa koskevaa valintaasi tai et halua tulevaisuudessa vastaanottaa markkinointiviestintää meiltä), ota meihin yhteyttä kirjallisesti. Yhteystiedot löydät tämän henkilötietokäytännön kohdasta 1.

9. Miten muutamme henkilötietokäytäntöä?

Voimme muuttaa tätä henkilötietokäytäntöä tarvittaessa. Teemme muutoksia henkilötietokäytäntöön esimerkiksi lainsäädäntömuutosten, viranomaisohjeistuksen tai omien toimintatapojemme tai sopimusten muutosten vuoksi. Päivitetyt versiot muutospäivämäärineen julkaistaan verkkosivuillamme www.vesteralens.fi, jotta käy selkeästi ilmi, milloin uusin muutos on tehty.